সমিতি বড় হলে একজনের হাতে সব দায়িত্ব রাখা যাবে না

ছোট সমিতিতে একজন মানুষ অনেক কাজ করতে পারেন। তিনি সদস্যের টাকা সংগ্রহ করছেন, হিসাব লিখছেন, Loan দিচ্ছেন, Report তৈরি করছেন এবং Management-এর সঙ্গে যোগাযোগ করছেন।

কিন্তু সমিতি বড় হওয়ার সঙ্গে সঙ্গে এই ব্যবস্থা ঝুঁকিপূর্ণ হয়ে যায়। কারণ একজন মানুষ যদি সব Financial Activity-এর নিয়ন্ত্রণে থাকেন, তাহলে ভুল হওয়ার সম্ভাবনা যেমন বাড়ে, তেমনি Accountability-ও দুর্বল হয়ে যায়।

দায়িত্ব যেভাবে ভাগ হতে পারে

• একজন Member Management দেখবেন।
• একজন Collection-এর দায়িত্বে থাকবেন।
• একজন Accountant বা Fund Manager Financial Record পরিচালনা করবেন।
• Loan Management-এর জন্য আলাদা দায়িত্ব থাকতে পারে।
• Management বা Board গুরুত্বপূর্ণ Financial Decision এবং Report Review করবেন।

এতে কোনো একজন ব্যক্তির ওপর পুরো প্রতিষ্ঠানের নির্ভরতা কমে যায়।

দায়িত্বের সঙ্গে Authority ও Accountability

তবে দায়িত্ব ভাগ করলেই হবে না। প্রত্যেক দায়িত্বের সঙ্গে Authority এবং Accountability নির্ধারণ করতে হবে।

• কে টাকা গ্রহণ করতে পারবেন?
• কে Payment Approve করবেন?
• কে হিসাব Entry করবেন?
• কে মাসিক Report যাচাই করবেন?
• কে Final Financial Statement দেখবেন?

এসব পরিষ্কার থাকা প্রয়োজন।

Technology পুরো প্রক্রিয়াটিকে গোছায়

Somity Keeper Lite ব্যবহার করে সদস্য, Collection, Loan, হিসাব এবং Fund-এর তথ্য একটি নির্দিষ্ট System-এর মধ্যে রাখা গেলে প্রত্যেক দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি নিজের কাজের অংশ অনুযায়ী তথ্য পরিচালনা করতে পারেন।

এতে একজন ব্যক্তি ছুটিতে থাকলেও অন্য দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি আগের Record দেখে কাজ চালিয়ে যেতে পারেন।

একটি বড় প্রতিষ্ঠানের সবচেয়ে বড় শক্তি হলো—প্রতিষ্ঠান যেন কোনো একজন মানুষের ওপর নির্ভরশীল না থাকে।

তাই সমিতি বড় করার পরিকল্পনা করলে শুধু সদস্য বাড়াবেন না। দায়িত্ব ভাগ করুন, Authority নির্ধারণ করুন, Review System তৈরি করুন এবং পুরো Financial Process-কে System-এর মধ্যে নিয়ে আসুন।

লেখকের সাথে যুক্ত হোন

ব্যবসা, সমিতি ও হিসাব নিয়ে এই লেখাগুলো লিখছেন মাহফুজ আকন্দ। নতুন লেখা, প্রশ্নের উত্তর আর নিজের অভিজ্ঞতা জানাতে ফেসবুকে যুক্ত থাকুন — ফেসবুক প্রোফাইল।