ছোট সমিতি থেকে বড় সমিতি—শুরুটা হতে হবে সঠিক ব্যবস্থাপনা দিয়ে

একটি সমিতি ছোট থেকে বড় হয় শুধু সদস্য সংখ্যা বাড়ানোর মাধ্যমে নয়। একটি ছোট সমিতিকে বড় ও শক্তিশালী প্রতিষ্ঠানে পরিণত করতে হলে প্রথমে তার ব্যবস্থাপনা, হিসাব এবং সাংগঠনিক কাঠামো শক্তিশালী করতে হবে।

শুরুতে হয়তো ২০–৩০ জন সদস্য থাকবে। সবাই পরিচিত, নিয়মিত টাকা জমা দেন এবং হাতে-কলমে হিসাব রাখা সম্ভব হয়। কিন্তু সদস্য সংখ্যা যখন ১০০, ৫০০ বা ১,০০০ ছাড়িয়ে যাবে, তখন আগের পদ্ধতিতে হিসাব পরিচালনা করা কঠিন হয়ে পড়বে।

তাই শুরু থেকেই ভবিষ্যৎ চিন্তা করে System তৈরি করা জরুরি।

প্রথমে সদস্যদের Database

প্রত্যেক সদস্যের ব্যক্তিগত তথ্য, Membership, সঞ্চয়, Contribution, Loan, কিস্তি, বকেয়া এবং অন্যান্য Financial Activity আলাদাভাবে সংরক্ষণ করা প্রয়োজন।

তারপর Fund Management-এর নিয়ম

টাকা সংগ্রহের নিয়ম, টাকা খরচের অনুমোদন, Loan দেওয়ার নিয়ম, Investment-এর নিয়ম এবং Profit বা Surplus ব্যবস্থাপনার নীতি পরিষ্কার থাকা দরকার।

দায়িত্ব ভাগ করুন

একটি সমিতি বড় হওয়ার সঙ্গে সঙ্গে দায়িত্বও ভাগ করতে হবে। একজন সবকিছু করবেন—এমন ব্যবস্থা দীর্ঘমেয়াদে কার্যকর নয়।

• Member Management
• Collection
• Accounts
• Fund Management
• Loan Management
• Administration

প্রয়োজন অনুযায়ী আলাদা দায়িত্ব নির্ধারণ করা উচিত।

Technology-র ভূমিকা

Somity Keeper Lite-এর মতো Software ব্যবহার করলে ছোট সমিতি শুরু থেকেই Digital Member Management, Collection, হিসাব এবং Fund Management-এর অভ্যাস তৈরি করতে পারে।

আজ ৩০ জন সদস্য, কাল ৩০০ জন—কিন্তু System একই থাকলে Growth সামলানো সহজ হয়।

মনে রাখতে হবে, বড় হওয়ার পরে System তৈরি করার চেয়ে ছোট থাকা অবস্থাতেই System তৈরি করা অনেক সহজ।

একটি সমিতির Growth-এর ভিত্তি তাই শুধু সদস্য সংখ্যা নয়। ভালো নিয়ম + সঠিক হিসাব + দায়িত্ব ভাগ + Technology + স্বচ্ছতা = টেকসই সমিতির Growth।

লেখকের সাথে যুক্ত হোন

ব্যবসা, সমিতি ও হিসাব নিয়ে এই লেখাগুলো লিখছেন মাহফুজ আকন্দ। নতুন লেখা, প্রশ্নের উত্তর আর নিজের অভিজ্ঞতা জানাতে ফেসবুকে যুক্ত থাকুন — ফেসবুক প্রোফাইল।