ভাউচার অনুমোদন — দুই স্তরের নিয়ম

যে মানুষ খরচ করেন আর যে মানুষ খরচ অনুমোদন করেন — দুজন আলাদা হলে ভুল ও অপচয় দুটোই কমে। বড় প্রতিষ্ঠানে এটা নিয়ম, আর ছোট সমিতিতে এটা আরও বেশি দরকার, কারণ এখানে টাকার পরিমাণ ছোট বলে নজরও কম থাকে।

কীভাবে কাজ করে

হিসাবরক্ষক বা ম্যানেজার খরচের ভাউচার তৈরি করেন — কী খরচ, কত টাকা, কোন খাতে। সেটা অনুমোদনের অপেক্ষায় থাকে। মালিক দেখে অনুমোদন করলে তখন টাকা হিসাবে বের হয়।

অনুমোদনসহ সেভ করার সুবিধাও আছে, যখন মালিক নিজেই এন্ট্রি করছেন। অর্থাৎ ব্যবস্থাটা কড়া, কিন্তু কাজ আটকায় না।

কোন খরচে অনুমোদন রাখবেন

সব খরচে দরকার নেই — তাহলে মালিককে দিনে দশবার অনুমোদন দিতে হবে আর তিনি দেখা বন্ধ করে দেবেন। একটা সীমা ঠিক করুন: এর বেশি হলে অনুমোদন লাগবে।

ছোট নিয়মিত খরচ — যাতায়াত, চা, কাগজ — সীমার নিচে রাখুন। বড় বা অনিয়মিত খরচ অনুমোদনের আওতায় আনুন।

• একটা টাকার সীমা ঠিক করুন
• ছোট নিয়মিত খরচ — সীমার নিচে
• বড় বা অনিয়মিত খরচ — অনুমোদন
• খরচের সাথে কাগজ বা ছবি সংযুক্ত করুন

খরচ বিশ্লেষণ মাসে একবার

অনুমোদন একটা পর্দা, আর খরচ বিশ্লেষণ দ্বিতীয় পর্দা। মাসে একবার দেখুন কোন খাতে কত গেল — গত মাসের সাথে তুলনা করে।

যে খাত হঠাৎ বেড়ে গেছে সেটা নিয়ে প্রশ্ন করুন। প্রায়ই দেখা যায় একটা ছোট খরচ নিরবে প্রতি মাসে বাড়তে বাড়তে বড় হয়ে গেছে।

এন্ট্রি আর অনুমোদন আলাদা রাখুন, একটা সীমা ঠিক করুন, আর মাসে একবার খরচ বিশ্লেষণ দেখুন।