স্টাফ পারমিশন — কাকে কতটুকু দেবেন

অনুমতি দেওয়ার একটাই নিয়ম — যতটুকু কাজের জন্য দরকার, ঠিক ততটুকু। বেশি দিলে ভুল বা অসাধুতার সুযোগ তৈরি হয়, কম দিলে কাজ আটকে যায় আর স্টাফ আপনার পিন চেয়ে বসেন। দ্বিতীয়টাই বেশি বিপজ্জনক।

তিনটে স্তরে ভাবুন

আদায়কারী — শুধু আদায়, নিজের ওয়ালেট আর আজকের তালিকা। রিপোর্ট, সদস্য ডিলিট, খরচ বা সেটিংস কিছু দরকার নেই। হিসাবরক্ষক — এন্ট্রি, ভাউচার, খতিয়ান, রিপোর্ট। মালিক — সব, সাবস্ক্রিপশন ও স্টাফ ব্যবস্থাপনাসহ।

এই তিনটে দিয়ে শুরু করুন, তারপর দরকারমতো বিস্তারিত পারমিশন ছেঁটে নিন। অ্যাপে প্রতিটি কাজের জন্য আলাদা অনুমতি আছে, তাই নিজের মতো সাজানো যায়।

• আদায়কারী — আদায়, ওয়ালেট, আজকের তালিকা
• হিসাবরক্ষক — এন্ট্রি, ভাউচার, রিপোর্ট
• ম্যানেজার — উপরের সাথে অনুমোদন
• মালিক — সব, সেটিংস ও সাবস্ক্রিপশনসহ

যে অনুমতিগুলো কম মানুষকে দেবেন

এন্ট্রি বাতিল করা, আগের তারিখে এন্ট্রি বসানো, ম্যানুয়াল জার্নাল লেখা, লোন মাফ করা আর সদস্যের স্থিতি সংশোধন — এই পাঁচটা। প্রতিটিই টাকার ছবি বদলে দিতে পারে।

এগুলো মালিক আর একজন বিশ্বস্ত হিসাবরক্ষকের হাতেই রাখুন। বেশি লোকের হাতে থাকলে পরে গরমিল হলে দায় ঠিক করা অসম্ভব।

পিন কখনো ভাগ করবেন না

অনুমতি কম দিয়ে নিজের পিন দিয়ে কাজ করিয়ে নেওয়া সবচেয়ে বড় ভুল। তখন কার্যক্রমের রেকর্ডে আপনার নাম বসে, আর আসল কাজটা কে করল তা আর জানার উপায় থাকে না।

যার কাজ আছে তাকে অনুমতি দিন, আর তার নিজের লগইন দিন। এটাই পুরো ব্যবস্থাটার ভিত।

যতটুকু দরকার ঠিক ততটুকু — আর প্রত্যেকের নিজের লগইন। এই দুটো মানলে দায় সবসময় পরিষ্কার থাকে।