ফান্ডের দায়িত্ব পেয়েছেন? মনে রাখবেন, প্রতিটি টাকার হিসাবের দায়িত্বও আপনার

কোনো প্রতিষ্ঠান, সমিতি বা ব্যবসার Fund Management-এর দায়িত্ব পাওয়া শুধু একটি পদ নয়—এটি একটি বড় দায়িত্ব।

প্রতিষ্ঠানের টাকা কোথা থেকে আসছে, কোথায় যাচ্ছে, কত টাকা হাতে আছে, কার কাছে পাওনা আছে, কোথায় খরচ হয়েছে—এসব প্রশ্নের উত্তর দিতে হয় Fund Manager বা Accountant-কেই।

বিশ্বাসের সাথে যে ঝুঁকিটা আসে

অনেক সময় একজন মানুষকে বিশ্বাস করে প্রতিষ্ঠানের পুরো আর্থিক ব্যবস্থাপনার দায়িত্ব দেওয়া হয়। কিন্তু দায়িত্ব নেওয়ার পর যদি তিনি শুধু খাতায়-কলমে হিসাব রাখেন, তথ্য সময়মতো আপডেট না করেন কিংবা ব্যক্তিগত স্মৃতির ওপর নির্ভর করেন, তাহলে সমস্যা তৈরি হওয়া সময়ের ব্যাপার মাত্র।

একটি ভুল Entry, একটি ভুল হিসাব কিংবা একটি ভুল Payment পরবর্তীতে বড় প্রশ্ন তৈরি করতে পারে।

আর সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হলো—ভুল ইচ্ছাকৃত না হলেও দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তিকেই অনেক সময় প্রথমে প্রশ্নের মুখোমুখি হতে হয়।

সততার পাশে সিস্টেমও লাগে

তাই Fund Management-এ শুধু সততা যথেষ্ট নয়। সততার পাশাপাশি প্রয়োজন সঠিক System।

প্রতিটি আয়, ব্যয়, Loan, Collection, Payment এবং Balance-এর হিসাব নিয়মিত আপডেট করতে হবে। কোনো টাকা খরচ হলে যা যা পরিষ্কার থাকা দরকার—

• কেন খরচ হলো
• কার অনুমোদনে হলো
• কোথায় গেল

এখানেই Software-এর প্রয়োজন

একটি ভালো Software ব্যবহার করলে প্রতিটি Transaction-এর Record তৈরি হয়। রিপোর্ট দেখা যায়, হিসাব মিলিয়ে দেখা যায় এবং প্রয়োজন হলে আগের Transaction খুঁজে বের করা যায়।

ফলে Fund Manager নিজের কাজও সহজে পরিচালনা করতে পারেন এবং প্রতিষ্ঠানের কাছেও নিজের দায়িত্বের স্বচ্ছতা প্রমাণ করতে পারেন।

মনে রাখবেন, আপনার কাছে টাকা রাখা হয়েছে মানেই শুধু টাকা রক্ষা করার দায়িত্ব নয়; সেই টাকার প্রতিটি গতিবিধি পরিষ্কারভাবে প্রমাণ করার দায়িত্বও আপনার।

তাই Fund Management-এ ব্যক্তির স্মৃতি নয়, System-এর ওপর নির্ভর করুন।

লেখকের সাথে যুক্ত হোন

ব্যবসা, সমিতি ও হিসাব নিয়ে এই লেখাগুলো লিখছেন মাহফুজ আকন্দ। নতুন লেখা, প্রশ্নের উত্তর আর নিজের অভিজ্ঞতা জানাতে ফেসবুকে যুক্ত থাকুন — ফেসবুক প্রোফাইল।