“আমি সব হিসাব জানি”—এই ধারণাই Fund Management-এর সবচেয়ে বড় ঝুঁকি

অনেক Accountant বা Fund Manager মনে করেন, “আমি তো সব মনে রাখতে পারি।”

কে কত টাকা দিলেন, কে কত টাকা নিলেন, কোন খাতে কত খরচ হলো—শুরুতে হয়তো মনে রাখা সম্ভব। কিন্তু প্রতিষ্ঠানের Transaction বাড়তে থাকলে মানুষের স্মৃতির ওপর নির্ভর করা বিপজ্জনক হয়ে যায়।

আজ ১০টি Transaction, কাল ৫০টি, পরশু ১০০টি। একসময় দেখা যাবে, একটি হিসাবের সঙ্গে আরেকটি হিসাব মিশে যাচ্ছে। আর তখন প্রশ্ন উঠবে—কোন টাকা কোথায় গেল?

Manual আর System-based হিসাবের পার্থক্য

Manual হিসাবের ক্ষেত্রে একজন ব্যক্তি হয়তো জানেন কী হয়েছে। কিন্তু Software-based হিসাবের ক্ষেত্রে প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজনীয় তথ্য একটি নির্দিষ্ট System-এর মধ্যে থাকে।

• কেউ ছুটিতে গেলেও প্রতিষ্ঠান পুরোপুরি থেমে যায় না।
• একজন নতুন Accountant দায়িত্ব নিলেও আগের হিসাব থেকে কাজ বুঝে নিতে পারেন।

সবচেয়ে বড় বিষয় — Accountability

ধরুন একটি প্রতিষ্ঠানের Fund থেকে ৫০টি Payment হয়েছে। কয়েক মাস পর যদি কোনো Payment নিয়ে প্রশ্ন ওঠে, তখন শুধু “আমার মনে হয় এটা এই খাতে খরচ হয়েছিল”—এমন উত্তর যথেষ্ট নয়।

প্রয়োজন Transaction Record। কবে Payment হয়েছে, কত টাকা হয়েছে, কোন খাতে হয়েছে এবং প্রয়োজনীয় Reference কী—এসব তথ্য থাকলে উত্তর দেওয়া সহজ হয়।

একজন স্মার্ট Fund Manager তাই নিজের মাথাকে Database বানিয়ে রাখেন না। তিনি System ব্যবহার করেন।

কারণ মানুষের ভুল হতে পারে, স্মৃতি ভুল হতে পারে, কাগজ হারিয়ে যেতে পারে। কিন্তু একটি সঠিকভাবে পরিচালিত Digital System হিসাবকে অনেক বেশি গোছানো ও অনুসরণযোগ্য করে।

তাই Fund Management-এর মূলনীতি হওয়া উচিত— “মনে রাখব না, Record রাখব।”

আপনি যত বড় Fund পরিচালনা করবেন, তত বেশি System-এর প্রয়োজন হবে।

কারণ ভালো Fund Manager সেই ব্যক্তি নন যিনি সবকিছু মনে রাখতে পারেন; ভালো Fund Manager হলেন তিনি, যিনি এমন ব্যবস্থা তৈরি করেন যাতে কোনো কিছু মনে রাখার ওপর নির্ভর করতে না হয়।

লেখকের সাথে যুক্ত হোন

ব্যবসা, সমিতি ও হিসাব নিয়ে এই লেখাগুলো লিখছেন মাহফুজ আকন্দ। নতুন লেখা, প্রশ্নের উত্তর আর নিজের অভিজ্ঞতা জানাতে ফেসবুকে যুক্ত থাকুন — ফেসবুক প্রোফাইল।